Es mag für viele selbstverständlich klingen aber manchmal kommt man nicht wirklich auf das Selbstverständlichste. So ging es mir heute. Seit Jahren nutze ich IMAP-Accounts – aber so richtig klar geworden – so zu 100% – wurde mir deren Funktion erst heute.
Regelmäßig wunderte ich mich, dass ich vom iPhone oder iPad aus versendete Mails nicht in Mail auf dem Mac wiederfand – bis heute, da ging mir im wahrsten Sinne des Wortes ein Licht auf.
Es lag an unterschiedlichen Ordnern für beispielsweise ‘Gesendete Mails’. Bei dem einen Client war ‘Gesendet’ eingestellt, bei einem anderen Client hieß das ‘Sending Messages’, bei einem dritten Client waren es ‘Gesendete Objekte’ – das konnte nicht funktionieren, denn das waren tatsächlich alles unterschiedliche Ordner.
Nun galt es Ordnung in das ganze Durcheinander zu bringen; die Lösung dafür ist so einfach, so banal, dass es mir ein totales Rätsel ist, warum ich dafür so lange brauchte dahinter zu kommen. 
Aber egal, solltest du ähnliches bei dir bzw. deinen Accounts feststellen, dann wird es Zeit, da hinein Ordnung zu bringen. Wie das relativ einfach funktioniert, habe ich nachfolgend beschrieben.
Anfangen solltest du auf dem Server bei deinem Provider und dort die Ordnerstruktur bereinigen und falls erforderlich alle Mails, die in unterschiedlichen Ordnern – mit derselben Funktion – liegen, zusammenführen. Im Ergebnis schaut das jetzt bei mir wie hier auf dem linken Bild aus.
Alle Ordner, die auf allen Clients und iDevices vereinheitlicht werden sollen bleiben und enthalten jetzt die von mir dahinein verschobenen Mails der bisher doppelt vorhandenen Ordner. Nachdem du diese zusammen gefasst hast, sind die zu vielen Ordner leer und können somit schmerzfrei gelöscht werden.
Das Ganze machst du jetzt E-Mail-Konto für E-Mail-Konto – bis du alles fertig hast. Sollten das ein paar sein, es hilft nix, die künftige Ordnung wird dich begeistern, wie mich auch; es ist auch einfach ein super Gefühl, wenn alles einwandfrei in Ordnung ist.
Hast du das dann alles fertig, gehst du nun zu deinen Clients und trägst dort ebenfalls in allen deinen Postfächern die entsprechenden Ordner ein; gbf. vorher synchronisieren, dass die neuen Ordner auch geladen werden.
Am Beispiel des iPhone-Client möchte ich das einfach mal verdeutlichen.
Hier hast du die Wahl zwischen einem lokalen iPhone-Ordner und einem Ordner auf dem Server. Logisch ist: Solltest du den iPhone-Ordner wählen, dann können deine Mails gar nicht in Mail am Mac auftauchen. Übrigens, falls das bei dir bisher so ist, damit bist du nicht allein.
Sinnvollerweise wählen wir nun den jeweiligen Ordner aus der Kategorie: Auf dem Server – und alles wird gut.
Das gleiche solltest du nun natürlich auch in Mail auf deinem Mac tun.
Dazu klickst du den entsprechenden Ordner deines Mail-Kontos in der Seitenleiste von Mail (Beispiel in der Grafik links) – falls erforderlich noch mal kurz über Rechtsklick das Konto synchronisieren – gehst dann oben über das Menü › Postfach › Dieses Postfach verwenden für › [Auswahl treffen] wie in der folgenden Grafik dargestellt.
Das wiederholst du für alle Ordner aller E-Mail-Konten.
Zum Schluss darfst du dich – genau wie ich jetzt – darüber freuen, dass du auf allen Clients und iDevices alle Ordner synchron und wirklich überall exakt den gleichen bzw. denselben Inhalt hast.
Deine Fragen wie immer gern rein in die Kommentare.
Das hat ich zu Anfang auch. Was hab ich nach meinen Mails gesucht.
Hehe, hättest auch mal nen Tipp rüberreichen können.
Noch bin ich bei iOS 4
Lieber Gerhard, dieses Thema bzw. Problem stellt sich doch aber auch bei iOS 4.
Kenn ich, aber bisher nicht gelöst, weil zu faul
Muss ich aber mal machen.
Aber was mich bei meinem Anbieter Allinkl zu Beginn gestört hat ist, das die Einstellung bei Webmail auf nix ist. Bedeutet zb alle gesendeten Emails landen nirgendwo. Also nur beim Empfänger aber nicht unetr gesendete. Das muss man erst einstellen. Ist für mich echt ein fail. Nachdem ich es geändert hab, war alles fein, aber das viel mir zum Thema noch ein.
Komm mach los – lohnt sich und es ist wirklich ein super Gefühl, wenn dann alles passt.
Hat etwas gedauert, aber soeben habe ich es gemacht. Sehr viel besser
Und nur noch jeweils ein Ordner für GESENDET, PAPIERKORB usw 
Danke nochmal für den Tipp (auch wenn die Einsicht später kam)
Endlich das Chaos beendet – Danke für den Tipp!
hey frank, danke für die anleitung. ich hatte bis jetzt alles mit pop accounts eingerichtet und bin gerade dabei auf imap umzustellen. ich benutze aber auf meinem macbookpro ein englisches betriebssystem und auf iphone und ipad ein deutsches. kann das zu problemen führen? evtl hast du ja auch einen tip warum bei meinem neuen imap account nur ein paar emails angezeigt werden anstatt alle wie beim alten pop account.
vielen dank für den support,
chris
Zu Problemen wird das nicht führen, da es den einzelnen Mail Apps sicherlich egal sein wird, wie die IMAP Ordner von dir benannt wurden.
Auch ist es logisch, dass in den IMAP Ordnern nur wenige Mails angezeigt werden, da dies sicher nur die letzten, neuen sind – die auf dem Server liegen – das ist bei IMAP so. Da greifen alle Geräte online auf dieselben Mail-Ordner zu. Löschst du bspw. eine Mail, dann ist die für alle Geräte gelöscht.
Bisher bei POP war das so, dass die Mails abgeholt wurden und nur auf dem Gerät verfügbar waren, dass diese abgeholt hatte und bei deinen anderen Geräten war nichts zu sehen.
Um deine alten POP Mails in die IMAP Struktur zu bekommen, würde ich diese einfach am Mac per Drag&Drop aus den POP Accounts in die IMAP Struktur verschieben. Dort einfach einen Archiv-Ordner anlegen und rein damit.
Habe ich zwar noch nie versucht, sollte aber funktionieren.
Viel Erfolg.
Danke!! Endlich Ordnung!!
Hallo Frank,
ist es möglich im Ordner “Gesendete Objekte” Unterordner anzulegen (gleich wie beim Posteingang)? Ich verwende IMAP.
Ich probiere nun schon längere Zeit bei meinem neuen Mac Book Pro herum, aber ich schaffe es leider nicht.
Ich möchte nämlich auch auf allen Geräten (iPhone, iPad, Mac Book Pro und iMac) eine einheitliche Struktur haben.
Ich wäre dir für einen Tipp sehr dankbar.
(Bis jetzt habe ich es so gelöst, dass ich mir beim Posteingang einen Unterordner “Gesendete Objekte” angelegt habe und dort dann alle Mails rein verschoben habe bzw. mit Regeln rein verschieben habe lassen).
Liebe Grüße, Günter
Hallo Günter, ich verstehe gerade deinen Wunsch so gar nicht.
Beispielsweise warum du im Posteingang einen Ordner – Gesendete Objekte – anlegst, verwirrt schon.
Formuliere doch bitte noch etwas ausführlicher.
Hallo Frank,
danke für die gute Anleitung. Ich habe bei meinen Gmail-Einstellungen alle Haken für auf Server speichern entfernt. Mein Problem ist aber, dass wenn ich meine Postfächer für gesendet und Papierkorb das “Postfach verwenden für” wählen möchte, dies ausgegraut ist und nicht anwählbar, was ist wohl dafür der Grund? Danke!
Besten Dank für den Tipp! Endlich funktioniert das IMAP so wie es soll!!
Aber irgendwie komisch dass meine E-Mail-Adresse bei Apple (@me.com) nicht automatisch auf allen iDevices und dem Mac richtig eingestellt wurde. Sollte man doch meinen
Vielen Dank für den Tipp! Sehr brauchbar. Allerdings haben wir hier bei uns ein ähnliches Problem. Wir sind ein kleines Office und haben ca. 10 Macs, auf denen über Apple Mail jeweils alle Emailkonten gesinnt werden. Auf jedem der Clients sind also alle Konten drauf und nicht nur die der jeweiligen Nutzer.
Nun haben wir von Zeit zu Zeit folgendes Problem: Mail erstellt für jedes Konto dann und wann folgende Ordner: Sent Messages, Drafts, Spam und Trash. Diese werde parallel zu den jeweiligen Ordnern unter deutscher Bezeichnung erstellt. Komischerweise landen in den engl. Ordner die in diese eigentlich gehörenden Mails. Unser Problem ist nun, dass wir sehr gerne ausschließlich die deutschen Ordner hätte, in denen auch alle dazugehörigen Mails sind.
Daher meine Frage: 1. wie kann man es erreichen, dass diese engl. Ordner in Zukunft nicht mehr auftauchen? 2. Wie schafft man es, dass die Mails auch nur in den jeweiligen deutschen Ordnern zu finden sind, sodass wenn doch mal ein engl. Ordner auftauchen sollte, man diesen einfach löschen kann, ohne befürchten zu müssen, auch Mails mitzulöschen.
Wenn hier jemand einen Tipp oder Hilfe weiß, wäre ich sehr sehr dankbar. Gerne auch Rückfragen, wenn ich meine Situation nicht deutlich genug erklärt habe…
BG & Vielen Dank!
Hi Moritz,
deinen Wunsch habe ich verstanden – nur wie ich das am Besten erkläre …
Anfangen solltest du damit, bei deinem Provider, bei dem die Mail-Konten gehostet sind, die von dir gewünschte Ordnerstruktur für alle Konten einzurichten. Das wäre die Grundlage für alles, denn genau von da bezieht auch die Mail App ihre Infos.
Ist das erledigt, weist du innerhalb der Mail App die jeweiligen Funktionen den zuvor online erstellten Ordnern, die jetzt in der Mail App angezeigt werden, zu. Dazu den Ordner anklicken und dann oben im Menü “Postfach > Dieses Postfach verwenden für” die Funktion des Ordners wählen.
Und das für jeden Ordner – und das auf jedem Mac – und das wars dann auch schon.
Sollte das bis hierher eher unklar sein, können wir gern dazu telefonieren.
Melde dich einfach wieder.
Viel Erfolg.
Hallo Frank,
vielen Dank für Deine Anleitung!
Ich bin gerade dabei dies umzusetzen, doch komme ich an einer Stelle nicht weiter. Ich habe den Punkt “Postfach verwenden für …” leider nicht, er ist nicht mal ausgegraut vorhanden. Ich verwende OS X 10.8.2 und die Mail.app hat die Version 6.2.
Mache ich was falsch oder hat Apple die Funktion deaktiviert?
Viele Grüße
Christian
Das Postfach dessen Verwendung du ändern willst muss natürlich vorher durch anklicken ausgewählt werden.
Hi Christian und Frank
ich habe das gleiche Problem: Bei mir gibt es den Punkt “Postfach verwenden für …” ebenfalls nicht, egal ob ich das Postfach anklicke oder nicht…
Kann es an OS 10.8.2 und Mail 6.2 liegen?
Gruß Tobi
Ach herrje! Ich hab meinen Fehler erkannt: Ich bin immer von einem Rechtsklick auf das Postfach ausgegangen, statt in der Menüleiste oben auf “Postfach” zu klicken. Klassischer Fall von verlesen – tut mir Leid!
Danke für die tolle Anleitung (sofern man sie denn richtig liest)!
Es war in der Tat sehr hilfreich das mal richtig zu ordnen! Mann, wenn ich jetzt auf dem iPhone etwas sende ist es im Webmailer und auf dem PC im gleichen GESENDET Ordner… Toll!
Hallo,
hat jemand eine Lösung, wenn das “Postfach verwenden für” ausgegraut ist und man so nix anwählen kann?
Danke!
Hallo ihr Profis,
helft doch bitte dem Carsten mal, weil: Ich hab das Gleiche Problem.
Glaubt mir, Ehrenwort, ich hab nix verstellt, aber seit geanu 9.12.12. werden Mails von meinem Hauptaccount nicht mehr in “Gesendet” abgelegt. OsX 10.6.8. Kann das mit einem Update meines Iphones zusammenhängen? Dass da irgendwas anders eingestellt ist als bisher? Oder hab ich doch aus Versehen mal irgendwas falsches geklickt?
Graus! Ich kapier von der wahrscheinlich wirklich einfachen Anleitung oben nur 2/3. Allein das Wort Client führt bei mir zu dichten Nebelschleiern — Help!
Büddebüddebüdde helfen!
Beste Grüsse
Matthias
Hallo Frank, vielen Dank für Deine Mühen hier alles so fein zu erklären!
Ich verzweifle aber trotzdem leider gerade.
Kann es sein, das OS X 10.7.5 einfach eine andere Ordnerstruktur auf dem IMAP Server vorgibt?
Auf meinem iPhons 4 und dem iPad mini funktioniert alles klasse, nur der iMac zickt rum.
die gesendeten Mails liegen in einem anderen Ordner.
*haarerauf*
Bei der wundervollen Aufräumaktion heute sind mir gleich mal allerhands Mails abhanden gekommen, trotz Sicherung. *nochmehrhaarerauf*
Die Notizen sind auch nicht synchron…. auf den mobilen Geräten ja – iMac nein.
Grüsse Katja
Hi Katja, falls du noch keine Ordner deines Mail-Accounts gelöscht hast, sind auch keine Mails verschwunden.
Deshalb schreibe ich ja, dass bevorzugt auf dem Server bei deinem Provider begonnen werden soll, genau dort Ordnung zu machen.
Und erst dann die einzelnen Ordner-Zuweisungen auf den Devices zu machen.
Aber das auf schriftlichen Weg … falls du Lust hast, wäre möglicherweise ein Telefonat hilfreicher.
Ist das OK, dann schreibe mir einfach.
Danke. Ich habe die Mails lediglich von einem in den anderen Ordner gezogen (im Webmailer) und schwups waren sie weder da noch dort…. so what – so kann man sich ja auch von Ballast trennen
Hast Du denn eine Idee worin die Unterschiede im Ordnerverhalten der System (iOS und OS X) liegen?
Wenn Du mit Ordner-Divices die Zuordnung meinst, dann habe ich das gleiche Problem wie Carsten, diese kann ich nicht auswählen.
Ich habe die Mails direkt im Eingang oben liegen und nicht erst, wie andere hier, in einem Postfach darunter (wenn man zB mehrer Accounts angelegt hat).
Katja
Das zu erklären ist wohl schriftlich doch eher schwierig.
Auf jeden Fall hast du in deinem Webmailer – Ordner mit gleicher Funktion doppelt, denn das erklärt das unterschiedliche Verhalten.
Ansonsten erfolgt die Zuordnung der Ordner auf dem Mac innerhalb Mail – wie oben beschrieben und innerhalb des iOS unter Einstellungen in den einzelnen Mailkonten.
Den Rest bitte per Telefon, denn ich weiß nicht, wie ich es noch erklären soll.
Hey, aber warum die “Postfach verwenden für” Felder bei mir ausgegraut sind kann leider immer noch keiner sagen, oder? Danke!
Ich vermute, weil diese schon korrekt verbunden sind.
Das ist zumindest bei mir so.
Hallo zusammen,
iphone 5: ich habe den Account eingerichtet – nach Anleitung.
Jetzt habe ich das Problem, dass ich beim Postfach-Verhalten den Ordner “auf den Server” nicht auswählen kann – ich kann nur auf meinem iphone auswählen. Ich möchte jedoch, dass meine gesendeten Mail, die ich vom iphone aus sende – auch am PC in weiterer Folge noch nachvollziehbar sind?!
HILFE…. Danke im Voraus
LG
Anita